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Bei der Überlegung, die komplette IT oder Teile davon in die Verant­wortung einer anderen Firma zu legen (Outsourcing), spielen meist schlicht wirtschaft­liche Gründe eine große Rolle. Um einem Projekt zum Erfolg zu verhelfen, sollte einem klar definierten Ablauf gefolgt werden.

Die Zielsetzung

Der Erfolg des Projektes kann nur gemessen werden, indem man ihn an einem Plan messen kann. Die Zielsetzung legt das erhoffte Ergebnis fest und bestimmt Regeln und Prinzipien, nach denen es erreicht werden soll.

Der Ausgangs­punkt

Wird ein Teil der IT oder das gesamte IT-Paket verlagert, müssen die Voraus­set­zungen dafür natürlich und idealer­weise auch stimmen. Dazu gehören einer­seits Ressourcen und Mitar­beiter, die diese Vorgänge aktuell steuern und verwalten. Nach dem Outsourcing werden sich die Anfor­de­rungen an Ressourcen und Mitar­beiter verändern. In diesem Schritt muss überprüft werden, ob die bestehenden Struk­turen einem Outsourcing gewachsen wären. Ergebnis dieses Schritts sollte eine klare Bewertung sein, zu welchen Verän­de­rungen es innerhalb der bestehenden Struktur kommt und ob zur Bewerk­stel­ligung noch weitere Schritte, wie z.B. Aufrüstung oder Weiter­bildung, erfor­derlich sind.

Die Analyse

Der nächste Schritt beinhaltet die Beurteilung der zu erwar­tenden Einflüsse der geplanten Outsour­cings – Maßnahme und die Analyse des vorhan­denen Marktes. Die Anfor­de­rungen im eigenen Unter­nehmen und die bereits gewon­nenen Erfah­rungen bei anderen Verän­de­rungen dieser oder ähnlicher Art sollten in diesem Teil der Planung unbedingt mit einfließen. Das eigene Anfor­de­rungs­profil bzw. die benötigten Ressourcen und die verschie­denen Wege zum Ziel sollten an diesem Punkt zusam­men­ge­tragen werden. Nur dann kann man den besten Weg für ein erfolg­reiches Outsourcing wählen.

Die grobe Planung

Der nächste Schritt beinhaltet die Bewertung der verschie­denen möglichen Szenarien. Sinn der Aktion ist es, den optimalen Weg (Vertrags­partner plus Methode) für das Unter­nehmen und die eigene Zielsetzung zu finden. Dafür werden die zu erwar­tenden Risiken und die möglichen Chancen gegen­ein­ander aufgewogen.

Der Plan

Der abschlie­ßende Schritt ist die Erstellung eines konkreten Ablaufes für die geplante Outsourcing-Maßnahme. Dazu gehören die nächsten Schritte (zusam­men­ge­fasst im Aktionsplan) und die Beleuchtung der wirtschaft­lichen Einflüsse. Hierbei muss der zu erwar­tende Aufwand an Finanzen, Ressourcen und Auslastung berechnet werden, um später genau einschätzen zu können, wann sich die Maßnahme rentiert.