Die Ver­wal­tung von Doku­men­ten oder Daten ist ein The­men­ge­biet, das in allem Fir­men und Insti­tu­tio­nen einen sehr hohen Stel­len­wert hat. Die bekann­ten Stan­dard­lö­sun­gen, die meist in ent­spre­chen­den Soft­ware­pa­ke­ten ent­hal­ten sind, bie­ten in den meis­ten Fäl­len zwar Mög­lich­kei­ten zur Kali­brie­rung, aber die Anfor­de­run­gen ein­zel­ner Fir­men kön­nen so spe­zi­ell sein, dass der Auf­wand hier zu groß wür­de.
Die per­fek­te Lösung für sol­che Her­aus­for­de­run­gen ist ein spe­zi­fisch auf den Kun­den zuge­schnit­te­nes Manage­ment­sys­tem. Hier kann eine theo­re­ti­sche Sys­tem­struk­tur, die als Grund­ge­rüst exis­tiert, per­fekt an die bestehen­den Daten­sys­te­me und die Anfor­de­run­gen des Kun­den ange­passt wer­den. Hier­zu bie­ten vie­le Fir­men Kom­plex­lö­sun­gen an, die mit weni­gen Ein­ga­ben auf den jewei­li­gen Kun­den zuge­schnit­ten wer­den kön­nen.

Anwen­dungs­mög­lich­kei­ten kun­den­spe­zi­fi­schen Doku­men­ten­ma­nage­ments

Die Anwen­dungs­mög­lich­kei­ten sind sehr viel­fäl­tig und rei­chen von der Digi­ta­li­sie­rung ver­schie­de­ner betriebs­in­ter­ner Vor­gän­ge (z.B. Per­so­nal­we­sen) bis hin zur opti­mier­ten Ver­wal­tung von Kun­den- oder Vor­gangs­da­ten. Vor allem wenn vie­le Abtei­lun­gen Hand in Hand arbei­ten, bie­ten sich sol­che opti­mier­ten Struk­tu­ren an. So fal­len die Zwi­schen­schrit­te weg, wenn Daten oder Vor­gän­ge für ande­re Abtei­lun­gen auf­be­rei­tet wer­den müs­sen.

Vor­tei­le des kun­den­spe­zi­fi­schen Doku­men­ten­ma­nage­ments

Der Vor­teil eines kun­den­spe­zi­fi­schen Doku­men­ten­ma­nage­ments liegt also ganz klar in der wesent­lich ver­bes­ser­ten Effi­zi­enz und Nach­voll­zieh­bar­keit in der Daten­ver­ar­bei­tung. Durch die Schaf­fung eines ein­heit­li­chen Sys­tems wer­den Feh­ler mini­miert, da jeder jeder­zeit auf die not­wen­di­gen Daten zugrei­fen kann und Über­schnei­dun­gen oder dop­pel­te Arbeit somit nahe­zu ver­mie­den wer­den soll­ten. Gleich­zei­tig fal­len betriebs­in­ter­ne Wege weg, wenn Doku­men­te intern digi­tal zur Ver­fü­gung ste­hen.

Vor­aus­set­zun­gen für kun­den­spe­zi­fi­sches Doku­men­ten­ma­nage­ment

Vor einer sol­chen Umstel­lung ist Eini­ges an Ana­ly­se­ar­beit zu leis­ten. Es muss geklärt wer­den, wel­che Sys­te­me bereits bestehen und wel­ches Ziel­sys­tem geschaf­fen wer­den soll. Die ein­zel­nen Auf­ga­ben des Manage­ment­sys­tems soll­ten klar defi­niert wer­den. Dazu müs­sen bei­spiels­wei­se auch die ein­zel­nen Zugriffs­be­rech­ti­gun­gen geklärt wer­den. Mit die­sem Input kann die spe­zi­fi­sche Nut­zer­ober­flä­che gefun­den und gene­riert wer­den, die jedem die Arbeit opti­mal erleich­tert. Bei der Pla­nung müs­sen die ent­ste­hen­den Fol­ge­kos­ten für die IT – Umge­bung, der zu erwar­ten­de Arbeits­auf­wand und die nöti­gen Qua­li­fi­zie­rungs­mass­nah­men mit berück­sich­tigt wer­den.