Die Wahl der rich­ti­gen Soft­ware im Unter­neh­men und der dazu gehö­ren­den Tech­nik im Hin­ter­grund ist eine grund­le­gen­de Fra­gen. Hier kann es z.B. um die Ver­wal­tung von Daten und Doku­men­te gehen. Jede vor­han­de­ne Lösung hat Vor- und Nach­tei­le. Gera­de in grö­ße­ren Unter­neh­men, aber vor allem in spe­zia­li­sier­ten Fir­men kön­nen die Stan­dard­lö­sun­gen nicht immer das opti­ma­le Paket bie­ten, mit dem z.B. Doku­men­te oder ande­re Daten ver­wal­tet wer­den kön­nen. Daher geht der Trend zur indi­vi­du­el­len Soft­ware­lö­sung.

Hier­bei spie­len ver­schie­de­ne Über­le­gun­gen eine Rol­le: Eine typi­sche Vor­aus­set­zung ist sicher, wenn die bestehen­den Stan­dard­pro­duk­te zwar gut ins Kon­zept pas­sen, aber gegen­über einer zuge­schnit­te­nen, indi­vi­du­el­len Vari­an­te schlicht teu­rer sind. In vie­len Fäl­len sind kei­ne Stan­dard­pro­duk­te vor­han­den, die die gefor­der­ten Auf­ga­ben erfül­len kön­nen. Weit kom­ple­xe­re Grün­de sind die Unab­hän­gig­keit vom Anbie­ter. Hat man sich früh für eine Stan­dard­soft­ware ent­schie­den, ist man vom Wil­len zu mög­li­chen Ver­än­de­run­gen die­ses Anbie­ters abhän­gig und kann nicht mehr ohne gro­ßen Auf­wand in ein viel­leicht bes­se­res Sys­tem wech­seln. Eine eige­ne opti­mier­te Soft­ware­lö­sung kann somit auch ein ent­schei­den­der Vor­teil gegen­über der Kon­kur­renz sein. Eine opti­ma­le Soft­ware­lö­sung kann die Bezie­hung zum Kun­den ein­fa­cher, trans­pa­ren­ter und somit bes­ser gestal­ten.

Die prak­ti­schen Vor­tei­le und Begrün­dun­gen las­sen sich wie folgt zusam­men­fas­sen: Indi­vi­du­el­le Lösun­gen kön­nen bes­ser auf bestimm­te Vor­aus­set­zun­gen und Anfor­de­run­gen ange­passt wer­den. Gleich­zei­tig sind sie damit auch bes­ser in der Lage, mit den stei­gen­den Anfor­de­run­gen ergänzt zu wer­den und somit zu wach­sen. Der Auf­wand für Mit­ar­bei­ter­schu­lun­gen wird meist erheb­lich ver­rin­gert, wenn die Ein­ga­be­mas­ken an die bestehen­den Betriebs­ab­läu­fe und das Voka­bu­lar ange­passt sind. Zusätz­lich kön­nen not­wen­di­ge Regeln und Plau­si­bi­li­täts­prü­fun­gen mög­lich gemacht wer­den, die auto­ma­tisch ver­hin­dern, dass Auf­trä­ge mehr­fach bear­bei­tet wer­den müs­sen. Mit die­sen varia­blen Bestand­tei­len kann die eige­ne Soft­ware­lö­sung opti­mal an die bestehen­den Sys­te­me und Anfor­de­run­gen ange­passt wer­den und ermög­licht es dem Unter­neh­men, sei­ne Res­sour­cen opti­mal und gewinn­brin­gend ein­zu­set­zen. Sind die Ziel­kri­te­ri­en klar defi­niert, kön­nen Anbie­ter für Indi­vi­dual­lö­sun­gen ein Pro­dukt zusam­men­stel­len, dass die bestehen­den Sys­te­me und die neue Benut­zer­ober­flä­che auf­ein­an­der abstimmt und mit­ein­an­der ver­netzt. Spä­te­re Ände­run­gen oder Erwei­te­run­gen sind auf die­sem Weg ein­fa­cher zu bewerk­stel­li­gen.