Wofür benö­tigt man ein Doku­men­ten­ver­wal­tungs­sys­tem (DMS)?

Das DMS dient der revi­si­ons­si­che­ren und vor allem auch platz­spa­ren­den Abla­ge von Faxen, E-Mails sowie der digi­ta­li­sier­ten Ein­gangs­post und auch Doku­men­ten, wie zum Bei­spiel Bele­gen, Rech­nun­gen, Ver­si­che­rungs­un­ter­la­gen und Ver­trä­gen. Das DMS sorgt eben­falls dafür, dass man die­se Unter­la­gen zu einem spä­te­ren Zeit­punkt schnell und effi­zi­ent wie­der auf­fin­den kann. Natür­lich könn­te man auch ohne ein Doku­men­ten­ver­wal­tungs­sys­tem aus­kom­men, möch­te man aber die Geschäfts­pro­zes­se ver­ein­fa­chen, digi­ta­li­sie­ren und beschleu­ni­gen, ist der Schritt hin zum Doku­men­ten­ver­wal­tungs­sys­tem tat­säch­lich der rich­ti­ge. Das Wich­tigs­te ist, dass alle Doku­men­te revi­si­ons- und rechts­si­cher auf­be­wahrt sind und auch schnell wie­der­ge­fun­den wer­den kön­nen.

Wel­che Fol­gen hat es, wenn man die­ses Sys­tem nicht nutzt?

Wenn man sich für ein Doku­ment­ma­nage­ment­sys­tem ent­schei­det, dann soll­te die­ses auch genutzt wer­den. Die Doku­men­te müs­sen ins Sys­tem ein­ge­bracht wer­den, damit sie im Doku­men­ten­sys­tem ver­wal­tet wer­den kön­nen. Wenn man die­ses Doku­ment­ma­nage­ment­sys­tem ein­führt, soll­te es von allen Mit­ar­bei­tern genutzt wer­den. Es zeigt sich aber in der Regel, dass nicht jeder Mit­ar­bei­ter eine Lizenz erhält, was nicht an den Lizenz­prei­sen liegt, son­dern an den Fol­ge­kos­ten. Es ist unum­gäng­lich, dass jeder Mit­ar­bei­ter auf die­ses Sys­tem geschult wird, damit es auch opti­mal ange­wen­det wird. Dabei kön­nen mit­un­ter hohe Auf­wen­dun­gen ent­ste­hen. Wird aber ein Doku­ment­ma­nage­ment­sys­tem ein­ge­führt, aber nicht genutzt, bzw. nicht in der Form, wie es eigent­lich vor­ge­se­hen ist (also mit Doku­men­ten befüllt), ist das Vor­ha­ben schnell zum Schei­tern ver­ur­teilt. Die wich­ti­gen Daten sind damit nicht im Sys­tem abge­legt. Tritt aber der Ide­al­fall ein und es wird genutzt, dann kön­nen die Daten­ser­ver ersetzt wer­den. Nur wenn das der Fall ist, ist auch sicher gestellt, dass sich ein DMS umset­zen lässt.

Fort­set­zung folgt.