Samm­lung der sta­tis­ti­schen Infor­ma­tio­nen über die Doku­men­te

In einem Doku­men­ten­ver­wal­tungs­sys­tem wer­den in der Regel Ver­trä­ge, Ver­si­che­run­gen, Rech­nun­gen und Bele­ge, E-Mails und Faxe unter­ge­bracht und nach Wich­tig­keit sor­tiert. Wird ein Work­flow Manage­ment ein­ge­führt, wer­den die Arbeits­ab­läu­fe, die in einer Orga­ni­sa­ti­on eta­bliert sind, even­tu­ell auch orga­ni­sa­ti­ons­über­grei­fend fest­ge­legt. Dies setzt aber vor­aus, dass die Pro­zess­ab­läu­fe schon vor der Ein­füh­rung des Sys­tems fest­ge­legt und ana­ly­siert wer­den. Aus die­sem Grund ist eine Fest­le­gung der Work­flows erfor­der­lich, auch für die Abläu­fe der elek­tro­ni­schen  Bear­bei­tung. Erst wenn alles fest­ge­legt ist, kann auch die Fest­le­gung der daten­schutz­recht­li­chen Sicher­stel­lung der Bear­bei­tungs­we­ge garan­tiert wer­den. Erst wenn die kom­plet­te Bear­bei­tung elek­tro­nisch durch das Work­flow-Manage­ment gesteu­ert wird, sind die Arbeits­ab­läu­fe vor der Nut­zung die­ses Sys­tems her­vor­zu­he­ben.

Wel­che DMS Soft­ware wird auf dem Markt ange­bo­ten?

Es bie­ten sich unter­schied­li­che Soft­ware-Sys­te­me für die Doku­men­ten­ver­wal­tung an. Zum einen sind es die kom­mer­zi­el­len Soft­ware­an­ge­bo­te, zum ande­ren gibt es die frei­en Soft­ware Sys­te­me für DMS. Die­se bie­ten sich als gebüh­ren­freie Open-Source Lizen­zen an. Die freie Soft­ware kann von jedem Unter­neh­men selbst instal­liert und genutzt wer­den. Es gibt aller­dings auch Anbie­ter, die sich auf die­se freie Soft­ware spe­zia­li­siert haben und auf der Basis der frei­en Soft­ware Dienst­leis­tun­gen erbrin­gen, die wie­der­um ihrer­seits kos­ten­pflich­tig sind. Bei den frei­en Sys­te­men ist vor­teil­haft, dass die­se den Bedürf­nis­sen des Anwen­ders ange­passt wer­den kön­nen und Feh­ler auch auto­ma­tisch beho­ben wer­den kön­nen — dadurch kann das Inves­ti­ti­ons­vo­lu­men um ein Viel­fa­ches gesenkt wer­den. Das so frei­wer­den­de Bud­get kann für wich­ti­ge­re Anpas­sun­gen genutzt wer­den. Es ste­hen fol­gen­de Soft­ware Sys­te­me zur Ver­fü­gung:

Freie Soft­ware Pro­gram­me

Alfres­co ist eine Com­mu­ni­ty Edi­ti­on, Ago­rum core — open,
Bit­farm-Archiv, Logi­cal­DOC ist eben­falls eine Com­mu­ni­ty Edi­ti­on,
Nuxeo EP, PLM­WORX, Open-Xchan­ge

Die Kom­mer­zi­el­len Soft­ware Pro­gram­me

Alfres­co (Enter­pri­se Edi­ti­on), Ago­rum core (Pro), BSCW, doti­ga, Docu­ment Con­trol Cen­ter
Faba­soft Folio, Elek­tro­ni­scher Leitz Ord­ner, Logi­cal­DOC (Enter­pri­se Edi­ti­on), Main Pyrus DMS,
Micro­soft Share­Point Ser­ver besitzt nur Teil­funk­tio­nen eines DMS, IBM File­Net, Xerox DocuS­ha­re

Soll­te man sel­ber eine DMS-Soft­ware ent­wi­ckeln oder bes­ser eine bereits bestehen­de Soft­ware nut­zen?
Wenn man die Soft­ware-Ent­wick­lung beherrscht, steht dem sicher­lich nichts im Wege, aber in der Regel bie­tet sich eine güns­ti­ge und anpass­ba­re DMS Soft­ware durch­aus an. Freie Soft­ware bie­tet sehr vie­le Vor­tei­le.
Es besteht aber auch die Mög­lich­keit, sich eine eige­ne Soft­ware von einem Unter­neh­men bezie­hungs­wei­se einem Soft­ware-Ent­wick­ler erstel­len zulas­sen. Die­se kann dann natür­lich auch genau auf die Bedürf­nis­se und die Arbeits­ge­wohn­hei­ten des Unter­neh­mens ange­passt wer­den. So müs­sen sich die Mit­ar­bei­ter nicht umstel­len und kön­nen ihre gewohn­ten Arbeits­wei­sen bei­be­hal­ten. Das wie­der­um ist aber auch mit den frei­en Soft­ware Sys­te­men mög­lich. Letzt­lich ist es eine ech­te Kos­ten-Nut­zen-Fra­ge.

Fort­set­zung folgt.