Bei der Soft­ware­ent­wick­lung kön­nen Pro­ble­me auf­tre­ten, die Fol­gen nach sich zie­hen: Es besteht die Gefahr, dass die ursprüng­lich geplan­ten Ent­wick­lungs­kos­ten über­schrit­ten wer­den und sich die Ent­wick­lungs­dau­er in die Län­ge zieht. Zudem besteht die Gefahr, dass das End­pro­dukt qua­li­ta­ti­ve Män­gel auf­weist.

Pro­gram­mier­stan­dards müs­sen ein­ge­hal­ten wer­den

Wenn jeder Ent­wick­ler Pro­gram­mier­stan­dards auf sei­ne eige­ne Wei­se inter­pre­tiert, kann es zu erheb­li­chen Dis­kre­pan­zen bei den Ergeb­nis­sen kom­men, wodurch auf­wen­di­ges Nach­ar­bei­ten nötig wird. Es emp­fiehlt sich, inter­ne Hand­bü­cher mit den Pro­gram­mier­stan­dards zur Ver­fü­gung zu stel­len und vor allem dar­auf zu ach­ten, dass die­se von den Pro­jekt­mit­ar­bei­tern auch ver­wen­det wer­den.

Auf die fach­li­che Qua­li­fi­ka­ti­on der Mit­ar­bei­ter ach­ten, die am Pro­jekt betei­ligt sind

Bei jedem Pro­jekt soll­te sicher­ge­stellt sein, dass sämt­li­che invol­vier­te Mit­ar­bei­ter fach­lich aus­rei­chend qua­li­fi­ziert sind. Dies gilt beson­ders für sehr kom­ple­xe Soft­ware­pro­jek­te, an denen vie­le Ent­wick­ler betei­ligt sind. Eben­so ist es wich­tig, dass die ein­zel­nen Mit­ar­bei­ter über ein ähn­li­ches fach­li­ches Niveau ver­fü­gen, um Ver­stän­di­gungs­schwie­rig­kei­ten unter­ein­an­der zu ver­mei­den.

Stän­dig neue Mit­ar­bei­ter ins Team holen

Bei der Soft­ware­ent­wick­lung soll­te ver­mie­den wer­den, dass wäh­rend eines lau­fen­den Pro­jekts die damit beauf­trag­ten Ent­wick­ler aus­schei­den und durch neue Mit­ar­bei­ter ersetzt wer­den. Denn ver­lässt ein Mit­ar­bei­ter wäh­rend der Ent­wick­lung das Unter­neh­men oder wech­selt zu einem ande­ren Pro­jekt, gehen die bis­her gesam­mel­ten Erfah­run­gen mit der wer­den­den Appli­ka­ti­on meist ver­lo­ren. Erfah­rungs­ge­mäß ist es äußerst schwer, das Wis­sen eines aus­schei­den­den Mit­ar­bei­ters auf den neu­en Ent­wick­ler zu über­tra­gen.

Für kla­re Pro­zes­se sor­gen

Intrans­pa­ren­te Abläu­fe in der Soft­ware­ent­wick­lung füh­ren zur Ver­un­si­che­rung der Betei­lig­ten. Miss­ver­ständ­nis­se ent­ste­hen, wodurch sich Feh­ler ein­schlei­chen, die nur durch einen erhöh­ten Auf­wand wie­der besei­tigt wer­den kön­nen und das Pro­jekt zieht sich unnö­tig in die Län­ge. Es wird emp­foh­len, die Anwen­dungs­ent­wick­lung im Sys­tem von Pro­duk­ti­ons­stra­ßen auf­zu­bau­en.

Prio­ri­tä­ten set­zen

Es fällt immer wie­der auf, dass bezüg­lich der geplan­ten Fea­tures kei­ne Prio­ri­tä­ten gesetzt wer­den, was meist zur Fol­ge hat, dass die Fea­tures in der fal­schen Rei­hen­fol­ge abge­schlos­sen wer­den. Des­halb soll­te ein Team im Vor­feld ent­schei­den, wel­cher Arbeits­schritt als Ers­tes ange­gan­gen wird. Es emp­fiehlt sich, die Ent­schei­dung intern vor­zu­neh­men und den Auf­trag­ge­ber außen vor zu las­sen. Denn Auf­trag­ge­bern fehlt oft die Über­sicht, wel­ches Fea­ture für den Erfolg des Pro­jekts beson­ders wich­tig ist.

Immer mehr Unter­neh­men ent­schei­den sich für die Aus­la­ge­rung von IT-Auf­ga­ben und Funk­tio­nen an einen exter­nen Dienst­leis­ter, der die inner­be­trieb­li­che IT-Infra­struk­tur auf­baut und pflegt. Was ver­spre­chen sich die­se Unter­neh­men vom IT Out­sour­cing? Ist es wirk­lich vor­teil­haft, IT Auf­ga­ben an einen exter­nen Dienst­leis­ter abzu­ge­ben?

Kos­ten­er­spar­nis durch IT Out­sour­cing

Wenn IT Auf­ga­ben aus­ge­la­gert wer­den, kön­nen inner­be­trieb­li­che Res­sour­cen geschont wer­den. Es fal­len kei­ne Inves­ti­tio­nen für Betriebs­mit­tel an. Bei­spiels­wei­se für den Kauf und die Moder­ni­sie­rung von Hard­ware. Es müs­sen kei­ne eige­nen Mit­ar­bei­ter ein­ge­stellt wer­den, wodurch erheb­li­che Per­so­nal­kos­ten ein­ge­spart wer­den kön­nen. Dem­zu­fol­ge ent­fal­len auch Schu­lun­gen und Wei­ter­bil­dun­gen für eige­ne Mit­ar­bei­ter, was eine wei­te­re Kos­ten­re­du­zie­rung mit sich bringt. Durch das IT Out­sour­cing kön­nen auch steu­er­li­che Vor­tei­le ent­ste­hen.

Deut­li­che Ent­las­tung durch Out­sour­cing

Ein Unter­neh­men, das sei­ne IT Auf­ga­ben aus­ge­la­gert, ver­spricht sich in ers­ter Linie eine deut­li­che Ent­las­tung. Das wirkt sich vor allem auf die eige­nen, inter­nen Arbeits­ab­läu­fe aus, denn dank der außer­be­trieb­li­chen Pfle­ge der IT Infra­struk­tur, kann sich das Unter­neh­men voll auf sein Kern­ge­schäft kon­zen­trie­ren. Sämt­li­che Aktua­li­sie­run­gen, Anpas­sun­gen sowie die Pfle­ge der IT Infra­struk­tur erfolgt direkt durch den Dienst­leis­ter, wodurch sich eine deut­li­che Effi­zi­enz­stei­ge­run­gen erzie­len lässt.

Durch IT Out­sour­cing das vol­le Poten­zi­al aus­schöp­fen

IT Land­schaf­ten wer­den zuneh­mend kom­ple­xer. Des­halb sehen sich Unter­neh­men, die ihre IT Infra­struk­tur eigen­stän­dig pfle­gen, immer grö­ße­ren Her­aus­for­de­run­gen aus­ge­setzt sehen, denen sie letzt­end­lich nicht mehr gewach­sen sind. So wer­den bei­spiels­wei­se Zie­le nicht an betrieb­li­chen Pro­zes­sen oder stra­te­gi­schen Not­wen­dig­kei­ten aus­ge­rich­tet. Ein exter­ner Dienst­leis­ter ist jedoch in der Lage, die IT Infra­struk­tur ganz auf die Unter­neh­mens­zie­le abzu­stim­men, wodurch das vol­le Poten­zi­al der IT aus­ge­schöpft wer­den kann.

Mehr Sicher­heit durch IT Out­sour­cing

Unter­neh­men, die ihre IT aus­la­gern, ver­spre­chen sich mehr Sicher­heit. Dies erreicht der exter­ne Dienst­leis­ter durch regel­mä­ßi­ge Updates, Fern­war­tung und einen kom­pe­ten­ten Ser­vice und Sup­port. Die Mit­ar­bei­ter des exter­nen Dienst­leis­ters sind durch stän­di­ge Wei­ter­bil­dung in der Lage, Sicher­heits­lü­cken zu erken­nen und zu schlie­ßen. Durch die Ver­wen­dung von moderns­ten Ser­vern und aktu­el­ler Soft­ware, kön­nen wesent­lich höhe­re Sicher­heits­stan­dards ein­ge­hal­ten wer­den.

Wer erfolg­reich ein Pro­jekt mana­gen will, muss dabei eini­ge Fak­to­ren berück­sich­ti­gen. Ein ganz zen­tra­ler Aspekt ist die zeit­li­che Pla­nung von Auf­ga­ben. Sie müs­sen geglie­dert und mit den Ter­mi­nen aller Betei­lig­ten ver­knüpft wer­den. Dabei kann eine gute Pro­jekt­ma­nage­ment­soft­ware enorm hel­fen.

Unter­stüt­zung bei der Durch­füh­rung von Auf­ga­ben

Das Pro­jekt­ma­nage­ment bezeich­net die Auf­ga­be, ein Pro­jekt zu lei­ten. Grund­sätz­lich ist dafür gewis­ses Fach­wis­sen erfor­der­lich. Die Pro­jekt­ma­nage­ment­soft­ware ist eine hilf­rei­che Spe­zi­al­soft­ware, die das Pro­jekt­ma­nage­ment bei der Durch­füh­rung von Auf­ga­ben unter­stützt. Die­se Soft­ware bedeu­tet daher auch einen Gewinn für den gesam­ten Umfang des Pro­jek­tes. Vie­le Betei­lig­te kön­nen detail­lier­te Infor­ma­tio­nen sam­meln. Die Soft­ware­lö­sun­gen wer­den bran­chen­spe­zi­fisch zur Inte­gra­ti­on in unter­neh­mens­ei­ge­ne Sys­te­me ein­ge­speist.
Die Ter­min­pla­nung kann zeit­ge­recht umge­setzt wer­den. Bei einem Sin­gle-Pro­jekt-Manage­ment wird die Soft­ware, nur für ein ein­zel­nes Pro­jekt ein­ge­setzt. Bei Mul­ti-Pro­jekt-Manage­ment trifft die Soft­ware Ent­schei­dun­gen über pla­nungs­ori­en­tier­te, pro­zess­ori­en­tier­te, res­sour­cen­ori­en­tier­te oder ser­vice­ori­en­tier­te Berei­che. Hier kön­nen bei­spiels­wei­se auch zusätz­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­ons­lö­sun­gen ange­bo­ten wer­den. Zahl­rei­che Pro­gram­me sind außer­dem über­grei­fend aus­ge­stal­tet, wie zum Bei­spiel Büro­an­wen­dun­gen, Krea­ti­vi­täts­tools und Daten­bank­sys­te­me.

Soft­ware­ar­chi­tek­tur für Pro­jekt­ma­nage­ment

Das soge­nann­te “M-Modell” (sie­he auch http://www.pm-software-report.com/mmodell.html) ver­sucht, die Erstel­lung eines Pro­jekts im Unter­neh­men sche­ma­tisch abzu­bil­den. Dabei wer­den die ein­zel­nen Auf­ga­ben, Metho­den und Pro­zes­se des Pro­jekt­ma­nage­ments in eine Bezie­hung gebracht.
Prof. Dr. Fre­de­rik Ahle­mann[1] (Uni­ver­si­tät Duis­burg-Essen) wähl­te eine kon­zep­tio­nel­le Soft­ware­ar­chi­tek­tur, die alle Pro­jekt­ma­nage­ment­auf­ga­ben ent­hält. In die­sem Modell wer­den die Pro­jekt­ma­nage­ment-Tätig­kei­ten, die für die Pla­nung, Kon­trol­le und Koor­di­na­ti­on von Pro­jek­ten erfor­der­lich sind, beschrie­ben. Auf der unters­ten Ebe­ne befin­det sich das ope­ra­ti­ve Manage­ment, in dem der Pro­jekt­ma­na­ger für eine oder meh­re­re Pro­jek­te die Pla­nungs- und Kon­troll­funk­ti­on über­nimmt. In der mitt­le­ren Füh­rungs­ebe­ne wer­den Auf­ga­ben zur Zusam­men­fas­sung von Pro­jek­ten mit ähn­li­chen Zie­len bear­bei­tet. Die Pla­nungs- und Kon­troll­auf­ga­ben auf der Ebe­ne des stra­te­gi­schen Manage­ments sind im obe­ren Drit­tel ange­sie­delt.

Pro­jekt­ma­nage­ment-Soft­ware für Res­sour­cen- und Zeit­pla­nung

Eine Pro­jekt­ma­nage­ment­soft­ware unter­stützt Sie bei der Erstel­lung und Über­wa­chung lau­fen­der Pro­jek­te. Das Pro­gramm ver­fügt über eine Viel­zahl an Tools, mit denen Sie Ter­mi­ne und Bedarfs­gü­ter stets im Blick haben. So legen Sie kon­kret die Res­sour­cen- und Zeit­pla­nung fest und wei­sen dem Pro­jekt-Team Auf­ga­ben zu. Zudem ist die Bear­bei­tung durch meh­re­re Nut­zer gleich­zei­tig mög­lich. Für den schnel­len Zugriff ste­hen meh­re­re Vor­la­gen zur Ver­fü­gung.

[1] Ahle­mann, F.: Das M-Modell — Eine kon­zep­tio­nel­le Infor­ma­ti­ons­sys­tem­ar­chi­tek­tur für die Pla­nung, Kon­trol­le und Koor­di­na­ti­on von Pro­jek­ten (Pro­jekt-Con­trol­ling). Uni­ver­si­tät Osna­brück, Osna­brück 2002.

Obwohl die Grund­la­gen und recht­li­chen Aspek­te in der Soft­ware­ent­wick­ler klar for­mu­liert sind, gibt es kaum einen straf­recht­li­chen Bereich, in dem die Rech­te­über­tre­tung so häu­fig wie in der Soft­ware­bran­che erfolgt. Das sprich­wört­li­che Rad lässt sich jedoch nicht neu erfin­den, wodurch Soft­ware­ent­wick­ler vor einer gro­ßen Her­aus­for­de­rung ste­hen. Sie müs­sen bereits vor der Rea­li­sie­rung des Pro­jekts umfas­sen­de Recher­chen vor­neh­men und die Urhe­ber­rech­te ande­rer Ent­wick­ler beach­ten und schüt­zen.

Recht­li­che Beson­der­hei­ten für die Soft­ware­ent­wick­lung

Mit Auf­trags­er­tei­lung zur Her­stel­lung beginnt die Her­aus­for­de­rung für den Ent­wick­ler, sowohl die Ansprü­che und For­de­run­gen sei­nes Auf­trag­ge­bers, als auch die Urhe­ber­rech­te bereits auf dem Markt vor­han­de­ner Soft­ware zu beach­ten. Mit Ver­trags­un­ter­zeich­nung über­nimmt der Ent­wick­ler nicht nur die Auf­ga­be der Pro­jekt­rea­li­sie­rung, son­dern gleich­zei­tig die Haf­tung für die feh­ler­freie Funk­ti­on und Ein­zig­ar­tig­keit der Soft­ware. Wird ein Urhe­ber­recht ver­letzt und eine Ent­wick­lung als Pla­gi­at erkannt, hat dies sowohl für den Auf­trag­ge­ber, als auch in Fol­ge des­sen für den Ent­wick­ler der Soft­ware recht­li­che Fol­gen. Die­se kön­nen mit hohen Ver­trags­stra­fen und einem gehö­ri­gen Image-Ver­lust ein­her­ge­hen.

Das Allein­stel­lungs­merk­mal muss auch dann gebo­ten sein, wenn es sich um eine klas­si­sche Soft­ware mit Anleh­nung an bereits ent­wi­ckel­te Pro­duk­te han­delt. So ist es zum Bei­spiel schwie­rig, bei einem IT Siche­rungs­pro­gramm ganz neue Fea­tures zu inte­grie­ren und sich damit von Mit­be­wer­bern abzu­he­ben, deren Soft­ware bereits auf dem Markt und in der Nut­zung ist.

Kommt es zu Über­schnei­dun­gen, kann der Urhe­ber nicht nur mit einem Pla­gi­ats­vor­wurf und der dar­aus resul­tie­ren­den Sper­rung des Ver­kaufs, son­dern auch mit einer emp­find­li­chen Geld­stra­fe gegen den Ver­käu­fer und den Ent­wick­ler vor­ge­hen. Selbst in der Recht­spre­chung nimmt Soft­ware eine Son­der­stel­lung ein und wird im Sin­ne einer Sache und nicht als geis­ti­ges Eigen­tum behan­delt.

Wie sich Rechts­ver­let­zun­gen bei Soft­ware­ent­wick­lun­gen ver­mei­den las­sen

Die wich­tigs­te Basis ist ein kla­rer und in allen Punk­ten deut­li­cher Ver­trag des Auf­trag­ge­bers, in wel­chem er sei­ne Idee äußert und einen nach­voll­zieh­ba­ren, plau­si­blen Auf­trag ver­gibt. Die Rea­li­sie­rung selbst liegt in den Hän­den des Soft­ware­ent­wick­lers, wodurch nicht der Auf­trag­ge­ber, son­dern der Ent­wick­ler die not­wen­di­ge Recher­che zur Pla­gi­ats­ver­mei­dung vor­neh­men muss. Markt­kennt­nis und tech­ni­sche Spe­zi­fi­ka­ti­on soll­ten also eben­falls ins Reper­toire eines Soft­ware­ent­wick­lers gehö­ren, da sich alle spä­te­ren For­de­run­gen bei man­geln­der Funk­ti­on und Sicher­heit, bei Fehl­funk­ti­on oder einem Ver­dacht auf eine Kopie vor­han­de­ner Soft­ware gegen den Ent­wick­ler rich­ten kön­nen.

Um Mehr­ar­beit oder eine nicht zufrie­den­stel­len­de Auf­trags­er­le­di­gung aus­zu­schlie­ßen, ist ein in der gesam­ten Pro­jekt­pha­se kon­stan­te Kon­takt zum Auf­trag­ge­ber wich­tig und zieht ein pro­fes­sio­nel­les Pro­jekt­ma­nage­ment nach sich. Auch wenn die Ent­wick­lung schnell geht, so bedür­fen die Recher­che und Bedarfs­er­mitt­lung viel Zeit und Auf­merk­sam­keit.

Die Wahl der rich­ti­gen Soft­ware im Unter­neh­men und der dazu gehö­ren­den Tech­nik im Hin­ter­grund ist eine grund­le­gen­de Fra­gen. Hier kann es z.B. um die Ver­wal­tung von Daten und Doku­men­te gehen. Jede vor­han­de­ne Lösung hat Vor- und Nach­tei­le. Gera­de in grö­ße­ren Unter­neh­men, aber vor allem in spe­zia­li­sier­ten Fir­men kön­nen die Stan­dard­lö­sun­gen nicht immer das opti­ma­le Paket bie­ten, mit dem z.B. Doku­men­te oder ande­re Daten ver­wal­tet wer­den kön­nen. Daher geht der Trend zur indi­vi­du­el­len Soft­ware­lö­sung.

Hier­bei spie­len ver­schie­de­ne Über­le­gun­gen eine Rol­le: Eine typi­sche Vor­aus­set­zung ist sicher, wenn die bestehen­den Stan­dard­pro­duk­te zwar gut ins Kon­zept pas­sen, aber gegen­über einer zuge­schnit­te­nen, indi­vi­du­el­len Vari­an­te schlicht teu­rer sind. In vie­len Fäl­len sind kei­ne Stan­dard­pro­duk­te vor­han­den, die die gefor­der­ten Auf­ga­ben erfül­len kön­nen. Weit kom­ple­xe­re Grün­de sind die Unab­hän­gig­keit vom Anbie­ter. Hat man sich früh für eine Stan­dard­soft­ware ent­schie­den, ist man vom Wil­len zu mög­li­chen Ver­än­de­run­gen die­ses Anbie­ters abhän­gig und kann nicht mehr ohne gro­ßen Auf­wand in ein viel­leicht bes­se­res Sys­tem wech­seln. Eine eige­ne opti­mier­te Soft­ware­lö­sung kann somit auch ein ent­schei­den­der Vor­teil gegen­über der Kon­kur­renz sein. Eine opti­ma­le Soft­ware­lö­sung kann die Bezie­hung zum Kun­den ein­fa­cher, trans­pa­ren­ter und somit bes­ser gestal­ten.

Die prak­ti­schen Vor­tei­le und Begrün­dun­gen las­sen sich wie folgt zusam­men­fas­sen: Indi­vi­du­el­le Lösun­gen kön­nen bes­ser auf bestimm­te Vor­aus­set­zun­gen und Anfor­de­run­gen ange­passt wer­den. Gleich­zei­tig sind sie damit auch bes­ser in der Lage, mit den stei­gen­den Anfor­de­run­gen ergänzt zu wer­den und somit zu wach­sen. Der Auf­wand für Mit­ar­bei­ter­schu­lun­gen wird meist erheb­lich ver­rin­gert, wenn die Ein­ga­be­mas­ken an die bestehen­den Betriebs­ab­läu­fe und das Voka­bu­lar ange­passt sind. Zusätz­lich kön­nen not­wen­di­ge Regeln und Plau­si­bi­li­täts­prü­fun­gen mög­lich gemacht wer­den, die auto­ma­tisch ver­hin­dern, dass Auf­trä­ge mehr­fach bear­bei­tet wer­den müs­sen. Mit die­sen varia­blen Bestand­tei­len kann die eige­ne Soft­ware­lö­sung opti­mal an die bestehen­den Sys­te­me und Anfor­de­run­gen ange­passt wer­den und ermög­licht es dem Unter­neh­men, sei­ne Res­sour­cen opti­mal und gewinn­brin­gend ein­zu­set­zen. Sind die Ziel­kri­te­ri­en klar defi­niert, kön­nen Anbie­ter für Indi­vi­dual­lö­sun­gen ein Pro­dukt zusam­men­stel­len, dass die bestehen­den Sys­te­me und die neue Benut­zer­ober­flä­che auf­ein­an­der abstimmt und mit­ein­an­der ver­netzt. Spä­te­re Ände­run­gen oder Erwei­te­run­gen sind auf die­sem Weg ein­fa­cher zu bewerk­stel­li­gen.

Die Ver­wal­tung von Doku­men­ten oder Daten ist ein The­men­ge­biet, das in allem Fir­men und Insti­tu­tio­nen einen sehr hohen Stel­len­wert hat. Die bekann­ten Stan­dard­lö­sun­gen, die meist in ent­spre­chen­den Soft­ware­pa­ke­ten ent­hal­ten sind, bie­ten in den meis­ten Fäl­len zwar Mög­lich­kei­ten zur Kali­brie­rung, aber die Anfor­de­run­gen ein­zel­ner Fir­men kön­nen so spe­zi­ell sein, dass der Auf­wand hier zu groß wür­de.
Die per­fek­te Lösung für sol­che Her­aus­for­de­run­gen ist ein spe­zi­fisch auf den Kun­den zuge­schnit­te­nes Manage­ment­sys­tem. Hier kann eine theo­re­ti­sche Sys­tem­struk­tur, die als Grund­ge­rüst exis­tiert, per­fekt an die bestehen­den Daten­sys­te­me und die Anfor­de­run­gen des Kun­den ange­passt wer­den. Hier­zu bie­ten vie­le Fir­men Kom­plex­lö­sun­gen an, die mit weni­gen Ein­ga­ben auf den jewei­li­gen Kun­den zuge­schnit­ten wer­den kön­nen.

Anwen­dungs­mög­lich­kei­ten kun­den­spe­zi­fi­schen Doku­men­ten­ma­nage­ments

Die Anwen­dungs­mög­lich­kei­ten sind sehr viel­fäl­tig und rei­chen von der Digi­ta­li­sie­rung ver­schie­de­ner betriebs­in­ter­ner Vor­gän­ge (z.B. Per­so­nal­we­sen) bis hin zur opti­mier­ten Ver­wal­tung von Kun­den- oder Vor­gangs­da­ten. Vor allem wenn vie­le Abtei­lun­gen Hand in Hand arbei­ten, bie­ten sich sol­che opti­mier­ten Struk­tu­ren an. So fal­len die Zwi­schen­schrit­te weg, wenn Daten oder Vor­gän­ge für ande­re Abtei­lun­gen auf­be­rei­tet wer­den müs­sen.

Vor­tei­le des kun­den­spe­zi­fi­schen Doku­men­ten­ma­nage­ments

Der Vor­teil eines kun­den­spe­zi­fi­schen Doku­men­ten­ma­nage­ments liegt also ganz klar in der wesent­lich ver­bes­ser­ten Effi­zi­enz und Nach­voll­zieh­bar­keit in der Daten­ver­ar­bei­tung. Durch die Schaf­fung eines ein­heit­li­chen Sys­tems wer­den Feh­ler mini­miert, da jeder jeder­zeit auf die not­wen­di­gen Daten zugrei­fen kann und Über­schnei­dun­gen oder dop­pel­te Arbeit somit nahe­zu ver­mie­den wer­den soll­ten. Gleich­zei­tig fal­len betriebs­in­ter­ne Wege weg, wenn Doku­men­te intern digi­tal zur Ver­fü­gung ste­hen.

Vor­aus­set­zun­gen für kun­den­spe­zi­fi­sches Doku­men­ten­ma­nage­ment

Vor einer sol­chen Umstel­lung ist Eini­ges an Ana­ly­se­ar­beit zu leis­ten. Es muss geklärt wer­den, wel­che Sys­te­me bereits bestehen und wel­ches Ziel­sys­tem geschaf­fen wer­den soll. Die ein­zel­nen Auf­ga­ben des Manage­ment­sys­tems soll­ten klar defi­niert wer­den. Dazu müs­sen bei­spiels­wei­se auch die ein­zel­nen Zugriffs­be­rech­ti­gun­gen geklärt wer­den. Mit die­sem Input kann die spe­zi­fi­sche Nut­zer­ober­flä­che gefun­den und gene­riert wer­den, die jedem die Arbeit opti­mal erleich­tert. Bei der Pla­nung müs­sen die ent­ste­hen­den Fol­ge­kos­ten für die IT – Umge­bung, der zu erwar­ten­de Arbeits­auf­wand und die nöti­gen Qua­li­fi­zie­rungs­mass­nah­men mit berück­sich­tigt wer­den.

Bei der Über­le­gung, die kom­plet­te IT oder Tei­le davon in die Ver­ant­wor­tung einer ande­ren Fir­ma zu legen (Out­sour­cing), spie­len meist schlicht wirt­schaft­li­che Grün­de eine gro­ße Rol­le. Um einem Pro­jekt zum Erfolg zu ver­hel­fen, soll­te einem klar defi­nier­ten Ablauf gefolgt wer­den.

Die Ziel­set­zung

Der Erfolg des Pro­jek­tes kann nur gemes­sen wer­den, indem man ihn an einem Plan mes­sen kann. Die Ziel­set­zung legt das erhoff­te Ergeb­nis fest und bestimmt Regeln und Prin­zi­pi­en, nach denen es erreicht wer­den soll.

Der Aus­gangs­punkt

Wird ein Teil der IT oder das gesam­te IT-Paket ver­la­gert, müs­sen die Vor­aus­set­zun­gen dafür natür­lich und idea­ler­wei­se auch stim­men. Dazu gehö­ren einer­seits Res­sour­cen und Mit­ar­bei­ter, die die­se Vor­gän­ge aktu­ell steu­ern und ver­wal­ten. Nach dem Out­sour­cing wer­den sich die Anfor­de­run­gen an Res­sour­cen und Mit­ar­bei­ter ver­än­dern. In die­sem Schritt muss über­prüft wer­den, ob die bestehen­den Struk­tu­ren einem Out­sour­cing gewach­sen wären. Ergeb­nis die­ses Schritts soll­te eine kla­re Bewer­tung sein, zu wel­chen Ver­än­de­run­gen es inner­halb der bestehen­den Struk­tur kommt und ob zur Bewerk­stel­li­gung noch wei­te­re Schrit­te, wie z.B. Auf­rüs­tung oder Wei­ter­bil­dung, erfor­der­lich sind.

Die Ana­ly­se

Der nächs­te Schritt beinhal­tet die Beur­tei­lung der zu erwar­ten­den Ein­flüs­se der geplan­ten Out­sour­cings – Maß­nah­me und die Ana­ly­se des vor­han­de­nen Mark­tes. Die Anfor­de­run­gen im eige­nen Unter­neh­men und die bereits gewon­ne­nen Erfah­run­gen bei ande­ren Ver­än­de­run­gen die­ser oder ähn­li­cher Art soll­ten in die­sem Teil der Pla­nung unbe­dingt mit ein­flie­ßen. Das eige­ne Anfor­de­rungs­pro­fil bzw. die benö­tig­ten Res­sour­cen und die ver­schie­de­nen Wege zum Ziel soll­ten an die­sem Punkt zusam­men­ge­tra­gen wer­den. Nur dann kann man den bes­ten Weg für ein erfolg­rei­ches Out­sour­cing wäh­len.

Die gro­be Pla­nung

Der nächs­te Schritt beinhal­tet die Bewer­tung der ver­schie­de­nen mög­li­chen Sze­na­ri­en. Sinn der Akti­on ist es, den opti­ma­len Weg (Ver­trags­part­ner plus Metho­de) für das Unter­neh­men und die eige­ne Ziel­set­zung zu fin­den. Dafür wer­den die zu erwar­ten­den Risi­ken und die mög­li­chen Chan­cen gegen­ein­an­der auf­ge­wo­gen.

Der Plan

Der abschlie­ßen­de Schritt ist die Erstel­lung eines kon­kre­ten Ablau­fes für die geplan­te Out­sour­cing-Maß­nah­me. Dazu gehö­ren die nächs­ten Schrit­te (zusam­men­ge­fasst im Akti­ons­plan) und die Beleuch­tung der wirt­schaft­li­chen Ein­flüs­se. Hier­bei muss der zu erwar­ten­de Auf­wand an Finan­zen, Res­sour­cen und Aus­las­tung berech­net wer­den, um spä­ter genau ein­schät­zen zu kön­nen, wann sich die Maß­nah­me ren­tiert.

Für klei­ne Betrie­be, Ein­zel­un­ter­neh­mer, Ver­ei­ne oder aber auch Pri­vat­per­so­nen, ist eine exter­ne IT-Bera­tung eine effi­zi­en­te Metho­de, um Kos­ten zu spa­ren. Die Hil­fe von außen wird damit nur bei Bedarf bean­sprucht und erfor­dert für Sie kein zusätz­li­ches Per­so­nal. Schnel­le Reak­ti­ons­zei­ten und kom­pe­ten­te Betreu­ung sowie die Erspar­nis von Anfahrts­kos­ten stei­gern die Attrak­ti­vi­tät eines sol­chen Ser­vice-Modells. Anhand von soge­nann­ter Remo­te-Soft­ware, lässt sich der außer­häus­li­che Dienst exakt abrech­nen und pro­to­kol­lie­ren. Viel­fach wird eine sol­che Soft­ware zur War­tung, Ein­gren­zung von Stö­run­gen, sowie für das Not­fall­ma­nage­ment genutzt. Die­se wird vom Anbie­ter meist zum Down­load zur Ver­fü­gung gestellt, um über das Inter­net mit dem Kun­den-PC oder dem Ser­ver per Fern­dia­gno­se zu kom­mu­ni­zie­ren. Über ein indi­vi­du­ell gene­rier­tes Pass­wort und Benut­zer­kon­to lässt sich eine Ver­bin­dung zwi­schen dem IT-Bera­tungs­dienst und dem Kun­den auf­bau­en, sodass der Sys­tem-Tech­ni­ker den Bild­schirmin­halt auch auf sei­nem Bild­schirm ange­zeigt bekommt und die Ein­ga­be­ge­rä­te, Maus und Tas­ta­tur, fern­steu­ern kann. Aus Sicher­heits­as­pek­ten ist stets dar­auf zu ach­ten, dass die Ver­bin­dung ver­schlüs­selt ist, um poten­ti­el­len Ein­dring­lin­gen kei­nen Zugang am Daten­aus­tausch zu gewäh­ren. Im Anschluss ist es mög­lich, bei gleich­zei­ti­gem tele­fo­ni­schen Kon­takt zum Kun­den, Instal­la­tio­nen vor­zu­neh­men oder Feh­ler und PC-Pro­ble­me auf­zu­spü­ren.

Zwar ersetzt eine IT-Bera­tung aus der Fer­ne in kom­ple­xen Fäl­len kei­ne Hil­fe vor Ort und auch kann man im Zuge des­sen kei­ne Ersatz­tei­le lie­fern oder ein­bau­en. Den­noch bie­tet das Bera­tungs­mo­dell vie­le Vor­tei­le. So ist es bei­spiels­wei­se prak­tisch, mit­tels Remo­te-Soft­ware von zu Hau­se aus, auf den Büro­rech­ner zuzu­grei­fen. Auch Online-Mee­tings, Prä­sen­ta­tio­nen oder die Ein­rich­tung neu­er Hard­ware (z.B. Rou­ter, Dru­cker) las­sen sich per Fern­be­ra­tung ein­rich­ten. Zudem lässt sich IT Bera­tung auch für die Wei­ter­bil­dung nut­zen, um bei­spiels­wei­se dem Kun­den Office-Pro­gram­me bei­zu­brin­gen, anwen­dungs­spe­zi­fi­sche Pro­blem­lö­sun­gen zu fin­den oder Tipps und Tricks vor­zu­füh­ren. Auch für das Cloud Com­pu­ting, das in den ver­gan­ge­nen Jah­ren stark an Beliebt­heit hin­zu­ge­won­nen hat, bie­tet sich sowohl geschäft­lich als auch pri­vat eine exter­ne IT-Bera­tung an. Nicht zuletzt von solch einem Ser­vice kön­nen auch sol­che Dienst­leis­tun­gen wie Daten-Wie­der­her­stel­lung, Daten­si­che­rung, Fire­wall- und Netz­werk-Kon­fi­gu­ra­ti­on pro­fi­tie­ren.

Für jedes Unter­neh­men ist eine spe­zi­el­le Soft­ware­lö­sung emp­feh­lens­wert, um mit die­ser spe­zi­el­le Auf­ga­ben gezielt lösen zu kön­nen. Ver­füg­ba­re Stan­dard­soft­ware ist oft­mals nicht voll­kom­men aus­rei­chend, um die Kun­den und deren Ansprü­che ent­spre­chend befrie­di­gen zu kön­nen. Es gibt ver­schie­de­ne Soft­ware­her­stel­ler, die neben der frei ver­käuf­li­chen Stan­dard­soft­ware auch spe­zi­ell auf ein Unter­neh­men zuge­schnit­te­ne Lösun­gen anbie­ten. Die­se so genann­te Indi­vi­du­al­soft­ware bie­tet für den Kun­den ver­schie­de­ne Vor­tei­le: Zum einen ent­ste­hen kei­ne Lizenz­kos­ten, da das Pro­gramm sozu­sa­gen ein Uni­kat ist. Es ent­ste­hen ledig­lich die Kos­ten für die Ent­wick­lung des Pro­gram­mes. Des Wei­te­ren ist der Sup­port direkt bei Pro­ble­men und Schwie­rig­kei­ten ver­füg­bar. War­tun­gen und Erneue­run­gen gibt es dage­gen spe­zi­ell beim Her­stel­ler der Soft­ware und kön­nen nur von die­sem aus­ge­führt wer­den. Wenn die Ent­wick­lung trans­pa­rent durch­ge­führt wur­de und stets sorg­fäl­tig doku­men­tiert wur­de, besteht auch die Mög­lich­keit, die War­tung und Wei­ter­ent­wick­lung an eine ande­re Fir­ma zu über­ge­ben. Eine Anpas­sung ist aller­dings ein­fa­cher und unkom­pli­zier­ter im Ver­gleich zur Stan­dard­soft­ware. Es kön­nen jeder­zeit Opti­mie­run­gen vor­ge­nom­men wer­den und die Nut­zung ist stets neu anpass­bar. Die Indi­vi­du­al­soft­ware birgt aller­dings auch eini­ge Nach­tei­le: Die Ent­wick­ler­kos­ten für die Soft­ware und den gesam­ten Erstel­lungs­pro­zess kön­nen höher sein, als bei der Ver­wen­dung von Stan­dard­soft­ware. Außer­dem kön­nen für jede Erwei­te­rung oder Anpas­sung zusätz­li­che Kos­ten ent­ste­hen. Bis zum letzt­end­li­chen Ein­satz der Soft­ware kann wäh­rend der Ent­wick­lung durch­aus eine lan­ge Zeit ver­ge­hen. Des­halb soll­ten die Kos­ten vor­ab fest­ge­setzt wer­den.

Die indi­vi­du­el­le Soft­ware eig­net sich ins­be­son­de­re für Unter­neh­men, die nahe mit dem Kun­den zusam­men­ar­bei­ten und die­sen spe­zi­el­le Lösung anbie­ten, wie bei­spiels­wei­se Wer­be­agen­tu­ren oder Steu­er­be­ra­ter. Alles in allem ist die indi­vi­du­el­le Soft­ware­ent­wick­lung sehr wich­tig für Unter­neh­men und in jedem Fall eine Berei­che­rung für die unter­neh­mens­in­ter­nen Pro­zes­se. Es wer­den spe­zi­el­le Lösun­gen ange­bo­ten und es kön­nen Lizenz­ge­büh­ren ein­ge­spart wer­den. Des Wei­te­ren ist der stän­di­ge Sup­port abruf­bar, sodass Pro­ble­me schnell gelöst wer­den kön­nen. Die Indi­vi­du­al­soft­ware ist beson­ders benut­zer­freund­lich und ver­zich­tet auf über­flüs­si­ge Kom­po­nen­ten. Bei der Ent­schei­dung für eine indi­vi­du­el­le Soft­ware­ent­wick­lung soll­te stets vor­ab ein Kos­ten- und Zeit­plan erstellt wer­den, damit die Dau­er und der finan­zi­el­le Part im Blick blei­ben.

Nichts ver­än­dert sich heut­zu­ta­ge so schnell, wie der Stand der Tech­nik. Das ist gera­de oder beson­ders im IT-Bereich zu mer­ken. Bes­se­re Anwen­dun­gen, Aktua­li­sie­run­gen und moder­ne­re Fea­tures im Online- und Off­line­be­reich gibt es bei­na­he täg­lich.

Die­se Tat­sa­che stellt aller­dings gera­de Unter­neh­men oft­mals auch vor Pro­ble­me. Sie müs­sen her­aus­fin­den, wel­cher Zeit­punkt der Bes­te ist, um die Soft­ware umzu­stel­len und wie der Schritt der Soft­ware Moder­ni­sie­rung am schnells­ten und kos­ten­güns­tigs­ten zu bewerk­stel­li­gen ist.

Ins­ge­samt muss ein Unter­neh­men aber mit dem Stand der hoch­tech­no­lo­gi­sier­ten Ent­wick­lung mit­hal­ten, um so zuletzt auch wett­be­werbs­fä­hig zu blei­ben und sowohl die inne­re als auch die äuße­re Ver­net­zung opti­mal zu nut­zen.

Eine Soft­ware Moder­ni­sie­rung bringt grund­sätz­lich vie­le Vor­tei­le mit sich. Dazu gehö­ren bei­spiels­wei­se die leich­te Anbin­dung an exter­ne Daten­quel­len, Daten­ban­ken und auch an exter­ne Soft­ware, wie tech­ni­sche EDV. Wei­ter­hin wird die Visua­li­sie­rung von Daten­be­stän­den ver­bes­sert und diver­se Kom­mu­ni­ka­ti­ons­lö­sun­gen, wie Office oder Notes kön­nen inte­griert wer­den. Schnell muss die Unter­neh­mens­soft­ware sein und gut zu bedie­nen, wozu die Nut­zung moderns­ter Funk­tio­na­li­tä­ten gehört. Selbst Off­line-Anwen­dun­gen, wie bei­spiels­wei­se Kon­flikt­ma­nage­ment oder die Repli­zie­rung von Daten­ban­ken auf eige­ne Rech­ner wird durch eine Soft­ware-Moder­ni­sie­rung erreicht.

Sicher­lich stellt sich grund­sätz­lich die Fra­ge, ob eine Soft­ware-Moder­ni­sie­rung über­haupt nötig ist. Schließ­lich ist so etwas kos­ten­in­ten­siv. Für die Beant­wor­tung die­ser Fra­ge müs­sen meh­re­re Fak­to­ren zugrun­de gelegt wer­den, wie die Grö­ße des Unter­neh­mens, die ver­wen­de­te Alt-Soft­ware und auch das unter­neh­me­ri­sche Zukunfts­ziel. Hier gibt es Ana­ly­se­mög­lich­kei­ten, um her­aus­zu­fin­den, ob sich eine Inves­ti­ti­on lohnt und wenn ja, in wel­chem Umfang.

Wenn die Alt-Anwen­dun­gen tat­säch­lich nicht aus­rei­chen und auch nicht auf einen bes­se­ren Stand gebracht wer­den kön­nen, ist eine Inves­ti­ti­on sehr zu emp­feh­len, bzw. unum­gäng­lich. Auf der ande­ren Sei­te erge­ben sich aber auch völ­lig neue Dimen­sio­nen, die jeden Unter­neh­mer in Rich­tung Moder­ni­sie­rung trei­ben. Wer mit­hal­ten will, muss sich in jedem Fall Gedan­ken machen. Zukunfts­ori­en­tier­tes Den­ken und Han­deln ist ohne Grund­vor­aus­set­zung für den Erfolg eines Unter­neh­mens.