Dokumen­ten­ver­wal­tungs­system – Analyse (Teil 2)

Sammlung der statis­ti­schen Infor­ma­tionen über die Dokumente

In einem Dokumen­ten­ver­wal­tungs­system werden in der Regel Verträge, Versi­che­rungen, Rechnungen und Belege, E‑Mails und Faxe unter­ge­bracht und nach Wichtigkeit sortiert. Wird ein Workflow Management einge­führt, werden die Arbeits­ab­läufe, die in einer Organi­sation etabliert sind, eventuell auch organi­sa­ti­ons­über­greifend festgelegt. Dies setzt aber voraus, dass die Prozess­ab­läufe schon vor der Einführung des Systems festgelegt und analy­siert werden. Aus diesem Grund ist eine Festlegung der Workflows erfor­derlich, auch für die Abläufe der elektro­ni­schen  Bearbeitung. Erst wenn alles festgelegt ist, kann auch die Festlegung der daten­schutz­recht­lichen Sicher­stellung der Bearbei­tungswege garan­tiert werden. Erst wenn die komplette Bearbeitung elektro­nisch durch das Workflow-Management gesteuert wird, sind die Arbeits­ab­läufe vor der Nutzung dieses Systems hervorzuheben.

Welche DMS Software wird auf dem Markt angeboten?

Es bieten sich unter­schied­liche Software-Systeme für die Dokumen­ten­ver­waltung an. Zum einen sind es die kommer­zi­ellen Software­an­gebote, zum anderen gibt es die freien Software Systeme für DMS. Diese bieten sich als gebüh­ren­freie Open-Source Lizenzen an. Die freie Software kann von jedem Unter­nehmen selbst instal­liert und genutzt werden. Es gibt aller­dings auch Anbieter, die sich auf diese freie Software spezia­li­siert haben und auf der Basis der freien Software Dienstleistungen erbringen, die wiederum ihrer­seits kosten­pflichtig sind. Bei den freien Systemen ist vorteilhaft, dass diese den Bedürf­nissen des Anwenders angepasst werden können und Fehler auch automa­tisch behoben werden können – dadurch kann das Inves­ti­ti­ons­vo­lumen um ein Vielfaches gesenkt werden. Das so freiwer­dende Budget kann für wichtigere Anpas­sungen genutzt werden. Es stehen folgende Software Systeme zur Verfügung:

Freie Software Programme

Alfresco ist eine Community Edition, Agorum core – open,
Bitfarm-Archiv, LogicalDOC ist ebenfalls eine Community Edition,
Nuxeo EP, PLMWORX, Open-Xchange

Die Kommer­zi­ellen Software Programme

Alfresco (Enter­prise Edition), Agorum core (Pro), BSCW, dotiga, Document Control Center
Fabasoft Folio, Elektro­ni­scher Leitz Ordner, LogicalDOC (Enter­prise Edition), Main Pyrus DMS,
Microsoft Share­Point Server besitzt nur Teilfunk­tionen eines DMS, IBM FileNet, Xerox DocuShare

Sollte man selber eine DMS-Software entwi­ckeln oder besser eine bereits bestehende Software nutzen?
Wenn man die Software-Entwicklung beherrscht, steht dem sicherlich nichts im Wege, aber in der Regel bietet sich eine günstige und anpassbare DMS Software durchaus an. Freie Software bietet sehr viele Vorteile.
Es besteht aber auch die Möglichkeit, sich eine eigene Software von einem Unter­nehmen bezie­hungs­weise einem Software-Entwickler erstellen zulassen. Diese kann dann natürlich auch genau auf die Bedürf­nisse und die Arbeits­ge­wohn­heiten des Unter­nehmens angepasst werden. So müssen sich die Mitar­beiter nicht umstellen und können ihre gewohnten Arbeits­weisen beibe­halten. Das wiederum ist aber auch mit den freien Software Systemen möglich. Letztlich ist es eine echte Kosten-Nutzen-Frage.

Fortsetzung folgt.

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Beson­der­heiten und Vorteile von IT-Outsourcing

Wenn die Software oder eine Website nicht mehr den Anfor­de­rungen entspricht oder neue Produkte oder Produkt­pa­letten aufgelegt werden, müssen sowohl kleine Start-up-Firmen als auch große Unter­nehmen eine Entscheidung treffen: Wie und durch wen ist die IT-Entwicklung in Zukunft zu regeln? Durch IT-Outsourcing lässt sich bei der Neu- und Weiter­ent­wicklung hausin­terner Software oder auch beim Erstellen einer reprä­sen­ta­tiven Website viel Zeit und Geld sparen. Weiter­lesen

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Wofür braucht man eine mobile Anwendung?

Wer mobile Endgeräte wie Smart­phone oder Tablet nutzt, nutzt immer auch mobile Anwen­dungen, Apps genannt. Diese kleinen Programme die für die unter­schied­lichen Benut­zer­ober­flächen wie iOS, Android, Windows Phone oder ein Black­berry geschrieben wurden, können den Alltag erleichtern. Wir verraten Ihnen, in welchen Lebens­be­reichen das am besten klappt.  Weiter­lesen

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Methoden der Aufwands­schätzung eines IT-Projektes

Die Aufwands­schätzung gehört in der IT-Branche als fester Bestandteil zu einer umfas­senden Voraus­planung dazu, denn Erfolg einer Projekt­arbeit kann maßgeblich davon abhängen. Deshalb muss bereits früh eine realis­tische Aufwands­schätzung durch­ge­führt werden, um basierend darauf maßgeb­liche Entschei­dungen für den Projekt­ablauf zu treffen. Auf diese Weise können unren­table Projekte schneller einge­stellt werden, um Kosten und Ressourcen zu sparen, während man in rentable Projekte frühzeitig inves­tiert kann. Erfahren Sie hier, wie wir die Aufwands­ein­schätzung angehen. Weiter­lesen

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Anfor­de­rungs­spe­zi­fi­kation eines Softwareprojektes

Eine Anfor­de­rungs­spe­zi­fi­kation schafft die Basis für die Entwurfs­phase. Sie definiert klar Kunden­wünsche für das zukünftige IT-System und ist unerlässlich im weiteren Entwick­lungs­prozess von IT-Projekten. Im Lastenheft werden die Anfor­de­rungen präzise ausfor­mu­liert. So sollte es auch sein, denn wenn eine Anfor­de­rungs­spe­zi­fi­kation unklar definiert wird, kann dieser Umstand schwer­wie­gende Folgen haben, da die Qualität einer Anfor­de­rungs­spe­zi­fi­kation starken Einfluss auf die Qualität des zu entwi­ckelnden Projekts hat.

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Office-Anwen­dungen im Überblick

Neben dem hinglänglich bekannten Platz­hirsch Microsoft Office, hat sich eine mittler­weile beacht­liche Vielzahl an Office-Alter­na­tiven auf dem Markt etabliert. Und: Etliche davon werden sogar kostenlos angeboten. Zu den bekann­testen Microsoft-Alter­na­tiven zählen OpenOffice, Libre­Office, ThinkFree Office, Kingsoft Writer Free, SoftMaker FreeOffice sowie iWork und NeoOffice für Macintosh. Vor allem OpenOffice und Libre­Office sind sehr für den alltäg­lichen Büroeinsatz zu empfehlen.

Cloud­ba­sierte Office-Anwendungen

Anstatt ein Office-Programms zu kaufen, bietet sich auch die Alter­native, entspre­chende Software in einem Abonnement-Modell teils kosten­pflichtig online zu mieten. Im Gegensatz zu desktop­ori­en­tierten Programmen setzt die cloud­ba­sierte Variante eine konstante Online-Verbindung voraus, was aber gleich­zeitig den Vorteil hat, dass Dokumente sogar von mehreren Personen gleich­zeitig, direkt im Browser bearbeitet werden können. Vorteilhaft ist darüber hinaus auch die ständige Verfüg­barkeit aller Dokumente auf jedem inter­net­fä­higen Rechner. Außerdem ist die Funktionen- und Menüauswahl bei diesen Anwen­dungen meist auf das Wesent­liche beschränkt, damit auch Einsteiger schnell damit zurecht­kommen. Zu den führenden Office-Cloud-Anbietern zählen Google Drive (ehemals Google Docs), Microsoft 365, ThinkFree oder auch Live Documents. Speziell für Mac-User dürfte das in iCloud integrierte Büropro­gramm iWork inter­essant sein.
Als nachteilig kann sich bei Online-Office-Programmen erweisen, dass, sofern kosten­pflichtig, nach Ablauf des Abonne­ments nicht mehr genutzt werden können und im Umfang weniger als Desktop-Programme anbieten. Abschre­ckend können vielfach auch die Sicher­heits­kon­zepte wirken, da die Kontrolle über die eigenen Daten ungewiss ist und sie dem Cloud-Anbieter, oft auf auslän­di­schen Servern, überlassen werden müssen. Zudem besteht die Gefahr, dass ein Anbieter vom Markt verschwindet, wodurch dann auch kein Zugriff auf die Daten mehr besteht. Mögliche Risiken, die bei Auswahl des Office-Programms mit bedacht werden sollten.

Darstellung und Kompatibilität

Bei komplexem, umfang­reichem Layout, gibt es bei den Text- und vor allem bei den Präsen­ta­ti­ons­pro­grammen von OpenOffice und Libre­Office hin und wieder Darstel­lungs­pro­bleme bei der Bearbeitung von Microsoft Office-Dokumenten. Zwar wurden etliche Darstel­lungs­fehler, wie beispiels­weise die korrekte Übertragung von Aufzäh­lungen, inzwi­schen behoben. Doch eine exakt identische Darstellung ist immernoch nicht grund­sätzlich möglich. Bei den cloud­ori­en­tierten Anwen­dungen per App sind obendrein Dokumente mit vielen Bildern und Fußnoten mit der korrekten Anzeige relativ schnell überfordert.
Bei einigen, vor allem älteren Programmen, treten Kompa­ti­bi­li­täts­pro­bleme auch unter den Datei­for­maten auf. So muss beispiels­weise in Microsoft Office beim Speichern eines docx-Dokuments beachtet werden, dass die Datei aufgrund mangelnder Abwärts­kom­pa­ti­bi­lität (also Kompa­ti­bi­lität zu älteren Programmen) nicht in älteren Word-Dokumenten (z.B. Word 2003) korrekt geöffnet werden kann.

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Machbar­keits­studie in der Softwareentwicklung

Was ist eine Machbar­keits­studie und welchen Zweck erfüllt sie? Bei jedem Projekt zur Software­ent­wicklung ist es notwendig, die Erfolgs­aus­sichten im Rahmen der Durch­führ­barkeit zu prüfen und Lösungs­an­sätze zu schaffen. In diesem Bereich siedelt sich die Machbar­keits­studie an und führt zur authen­ti­schen wirtschaft­lichen Beurteilung eines Projekts.

Die Machbar­keits­studie als Effizienz-Analyse

Ob ein Projekt für den Auftrag­geber den angestrebten Nutzen und Mehrwert erbringt oder anhand der Machbar­keits­studie mangelnde Effizienz aufzeigt, lässt sich vor der eigent­lichen Reali­sierung erkennen. Der primäre Sinn dieser Analyse ist es, Fehlin­ves­ti­tionen zu vermeiden und einen Lösungsweg zu finden, der unter möglichst günstigen Kondi­tionen und bei gleich­zeitig bester Leistung zum gewünschten Ergebnis führt. Eventuelle Risiken im Projekt werden vorab erkannt und können dementspre­chend idealer­weise ausge­schlossen werden. Die Machbar­keits­studie setzt sich aus den eigent­lichen Analysen und im zweiten Schritt aus deren Bewer­tungen zusammen. Sie dient dem Auftrag­geber als Entschei­dungs­hilfe anhand von Fakten, die alle Chancen und Risiken dokumen­tiert und eine Orien­tie­rungs­emp­fehlung gibt. Kosten und Nutzen werden mit gleicher Aufmerk­samkeit bedacht und führen zu einer Bewertung, die dem Auftrag­geber Vorteile erbringt und in der Software­ent­wicklung zur Reali­sierung ohne unbekannte und während der Projekt­phase auftre­tende Risiken führt.

Nutzen und Budge­tierung im Fokus

Indivi­duelle Software für Unter­nehmen geht mit einem nicht immer günstigen Budget einher und muss dementspre­chend kalku­liert und in Präzision geplant werden. Ist die Idee entstanden und soll in ein Projekt umgesetzt werden, beginnt die Suche nach dem günstigsten und besten Lösungsweg. Durch die Machbar­keits­analyse werden manuelle Fehler in der Bewertung ausge­schlossen und sich auf Fakten und Daten berufen, die mathe­ma­ti­scher Berechnung und logischen Prozesse entspringen. Sämtliche Risiken und Chancen eines Lösungs­an­satzes und des fertig gestellten Projekts sind vorab ersichtlich, wodurch der Auftrag­geber sich für oder gegen einen Lösungsweg in der Software­ent­wicklung entscheiden und die Machbar­keits­analyse als sichere Empfehlung und Entschei­dungs­grundlage betrachten kann.

Im Bereich der Software­ent­wicklung im Kunden­auftrag können Fehlent­schei­dungen mit hohen Kosten und enormen Risiken einher­gehen. Die Machbar­keits­analyse schließt solche Probleme aus und ist eine Basis, anhand derer ein Projekt geplant, kalku­liert und mit maximaler Funktio­na­lität effizient umgesetzt werden kann.

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Barrie­re­freie Softwareentwicklung

Das Arbeiten mit Software ist in den letzten Jahrzehnten für die meisten Menschen zu einem ganz gewohnten und auch wichtigen Teil ihres Alltags geworden. Egal ob wir im Internet surfen, Briefe oder E‑Mails schreiben oder am Arbeits­platz mit firmen­in­ternen Programmen konfron­tiert sind, der sichere Umgang mit Software wird heutzutage erwartet und voraus­ge­setzt. Proble­ma­tisch wird es erst, wenn eine Software für einen Menschen eine Barriere darstellt. Farben werden schlecht oder gar nicht erkannt, Töne nicht gehört oder Texte können nicht gelesen werden. Die barrie­re­freie Software­ent­wicklung setzt genau dort an.

Was ist barrie­re­freie Softwareentwicklung?

Programme, die für jeden Menschen mit körper­licher oder geistiger Einschränkung geeignet sind, werden barrie­re­freie Programme genannt. Eine körper­liche Einschränkung kann das limitierte oder nicht vorhandene Sehver­mögen sein, hier müssen Alter­na­tiven für den regulären Text gefunden werden. Bei Menschen ohne Hörver­mögen können akustische Signale zum Beispiel beim E‑Mail Eingang nicht genutzt werden. Menschen mit einer Rot-Grün-Sehschwäche müssen andere Farben angeboten werden. Auch Senioren kommen mit barrie­re­freier Software oft besser zurecht, hier muss zum Beispiel auf die vermin­derte Reakti­onszeit und größere Texte oder die Anwend­barkeit einer Bildschirmlupe geachtet werden. Fremd­spra­chige Personen haben oft Probleme mit dem Textver­ständnis. Hier können automa­tische Überset­zungen oder eine verein­fachte Semantik helfen.

Was ist wichtig?

Barrie­re­freie Software­ent­wicklung muss die verschie­densten Aspekte von Programmen berück­sich­tigen. Je nach Software und Zielgruppe ist das zum Beispiel die Orien­tierung des Textes oder eine Ersatz­be­schreibung für Multi­me­dia­in­halte. Auch Farben und Kontraste müssen überprüft und eventuell anpassbar sein. Texte und das Layout müssen in den unter­schied­lichsten Größen eindeutig erkennbar und erfassbar sein. Besonders wichtig ist auch die Dynamik des Programms: Ist die Software über die Maus und die Tastatur steuerbar? Kann man womöglich eine Steuerung über die Stimme ermög­lichen? Auch Elemente zur Navigation und Orien­tierung müssen konsistent umgesetzt werden, mögli­cher­weise sind hier auch zusätz­liche Elemente nötig.

Wie wird Software auf Barrie­re­freiheit überprüft?

Für Entwickler ist es wesentlich einfacher, die Barrie­re­freiheit im Vornherein zu imple­men­tieren, als sie später einzu­fügen. Bereits entwi­ckelte Programme können mit Hilfe von mehreren Richt­linien überprüft werden. Besonders drei Leitfäden haben sich hier in der Praxis bewährt:

    1. Die DIN EN ISO 9241–171 Leitlinien für die Zugäng­lichkeit von Software
    2. Die Entwickler-Richt­linien von IBM (Developer Guidelines)
    3. Die Richt­linien für barrie­re­freie Webin­halte des World Wide Web Consortium

Die Überprüfung eines Programms ist aber immer noch „Handarbeit“. Es gibt bis heute keine eigen­stän­digen Programme, die dies leisten könnten. Während der Test auf die Kompa­ti­bi­lität mit der Tastatur relativ einfach durch­zu­führen ist, sind manche Aspekte von Software im Nachhinein nur schwer auf barrie­re­freies Arbeiten zu überprüfen. Dazu gehören alle Anfor­de­rungen, die im Quellcode der Program­mierung schwer oder gar nicht mehr zu finden sind, wie zum Beispiel das Versehen einer jeden Schnitt­stelle oder Elements mit einem spezi­fi­schen Namen.

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Die Phasen der Softwareentwicklung

Der Bedarf nach indivi­du­eller Software steigt und stellt auch uns als Software­ent­wickler vor immer größere Heraus­for­de­rungen. Wir bedienen uns des flexiblen V‑Modells XT und UseCase 2.0 für beste Perfor­mance und die Erfüllung höchster Ansprüche unserer Auftraggeber.

Die Planung als wichtigster Prozess­schritt in der Softwareentwicklung

Ehe wir Ihren Auftrag reali­sieren und ein Konzept für die Software erstellen, wird das Projekt in seinen einzelnen Phasen zeitlich und inhaltlich geplant. Hierfür erstellen wir ein Vorge­hens­modell mittels V‑Modell XT und gestalten die einzelnen Prozesse in der Software­ent­wicklung übersichtlich und leicht zu handhaben. Durch diese Methode können wir Ihre indivi­du­ellen Wünsche in Präzision und Profes­sio­na­lität umsetzen, die Software Schritt für Schritt entwi­ckeln und Ihnen in den einzelnen Entwick­lungs­phasen die Möglichkeit verschaffen, jederzeit Änderungen oder Erwei­te­rungen anzuregen. Auf einem ähnlichen Prinzip basiert UseCase 2.0, womit Ihr Projekt ebenfalls in nachvoll­zieh­baren und einzelnen speicher­baren und verän­der­lichen Arbeits­schritten reali­siert wird. Die Folge der Arbeits­schritte und die Kompa­ti­bi­lität der von uns genutzten Kommu­ni­ka­tions-Tools ist Ihre Möglichkeit, von Anfang der Planung, über die Konzeption und die Phasen der Reali­sierung Ihrer Software direkt am Projekt beteiligt zu sein und Einblick in den aktuellen Status der Software­ent­wicklung zu haben. Bereits in der Planungs­phase finden wir die Daten und Fakten heraus, die mit der Entwick­lungs­dauer Ihres Projektes in Zusam­menhang stehen und für Sie als Auftrag­geber von Bedeutung sind.

Vorteile durch Trans­parenz in der Softwareentwicklung

Diese Arbeits­weise ist für höchste Kunden­zu­frie­denheit wichtig. Kunden schätzen es, dass Sie als Auftrag­geber maßgeblich am Projekt beteiligt und über alle Schritte infor­miert sind. Die Kommu­ni­kation und Zusam­men­arbeit macht einen wichtigen Faktor unserer Dienst­leistung in der Software­ent­wicklung aus und gibt Ihnen jederzeit einen Einblick, anhand dessen Sie den nächsten Schritt in die Wege leiten oder eine Anpassung nach Ihren Vorstel­lungen vornehmen lassen können. UseCase 2.0 ermög­licht zudem auch eine einfache und übersicht­liche Darstellung der Projekt­phasen und ist somit ein Multi­pli­kator für Trans­parenz und Verständ­lichkeit der Entwicklung. Unsere Prämisse ist, Ihr Projekt nicht nur für Sie, sondern auch mit Ihnen gemeinsam zu realisieren.

Als Auftrag­geber stehen Sie im Mittel­punkt unserer Arbeit, in die wir Ihnen jederzeit trans­pa­rente Einblicke und damit die Möglichkeit auf Reaktion schaffen. Wir sind Ihr Ansprech­partner für indivi­duelle und für Sie maßge­schneidert entwi­ckelte Software.

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Was ist wichtig bei der IT-Beratung?

Die IT-Beratung ist für Unter­nehmen ein wichtiger Punkt. Deshalb ist es umso wichtiger, dass bestimmte Kriterien einge­halten werden, um den Erfolg des Unter­nehmens steigern zu können. Das Feld der IT-Beratung umfasst die Beratung von Unter­nehmen bei der Einführung, Wartung und Weiter­ent­wicklung von IT-Systemen. Die IT-Beratung sollte stets von geschultem Personal ausge­führt werden und gemeinsam mit dem Unter­nehmen auf die jewei­ligen Bedürf­nisse und Zielgruppen abgestimmt werden. Ein IT-Berater sollte im Ingenieurs­wesen ausge­bildet und beschäftigt sein und auch Kennt­nisse aus den Bereichen Infor­mation, Software­technik und der Betriebs­wirt­schaft mitbringen. Oft ist eine fachliche Spezia­li­sierung von Vorteil, um beispiels­weise gezielt in infor­ma­ti­ons­tech­ni­schen Unter­nehmen einge­setzt werden zu können. Diese sollte also im besten Fall in einer Fachrichtung und einer Berufs­branche vorliegen. Die IT-Beratung kann sowohl von einer selbst­stän­digen Person übernommen werden oder von einer Unter­neh­mens­be­ratung, die auf die entspre­chende IT-Disziplin spezia­li­siert ist.

Aufgaben der IT-Beratung

Die Aufgaben in der IT-Beratung sind sehr vielfältig. Einer­seits gilt es, eine passende Strategie für ein Unter­nehmen zu entwi­ckeln. Zudem werden spezielle Software­kom­po­nenten entwickelt, die die Arbeit erleichtern sollen und gleich­zeitig die Möglichkeit geben, dem Kunden indivi­duelle Lösung anbieten zu können. Die IT Beratung dient also vorrangig dazu, die Kommu­ni­kation zwischen dem Kunden und dem Unter­nehmen zu verbessern. Es sollen indivi­duelle Lösungen gefunden werden, die auf die Aufgaben des Unter­nehmens zugeschnitten sind.
Der Markt der IT Beratung ist sehr unüber­sichtlich. Es gibt zahlreiche Unter­nehmen, die IT-Beratung anbieten, aber die Serio­sität und Profes­sio­na­lität sollte im Vorfeld überprüft werden. Dazu können z.B. Infor­ma­tionen über das Internet eingeholt werden oder aber größere, etablierte IT-Beratungen konsul­tiert werden.
Alles in allem ist die IT Beratung ein wichtiger Teil für die Unter­neh­mens­planung. Sie kann dem Unter­nehmen zu mehr Erfolg verhelfen. Die Beratung im IT Bereich kann unter anderem für die Optimierung bestimmter Prozesse oder den Einsatz von spezi­eller Software heran­ge­zogen werden.

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