Die Wahl der richtigen Software im Unternehmen und der dazu gehörenden Technik im Hintergrund ist eine grundlegende Fragen. Hier kann es z.B. um die Verwaltung von Daten und Dokumente gehen. Jede vorhandene Lösung hat Vor- und Nachteile. Gerade in größeren Unternehmen, aber vor allem in spezialisierten Firmen können die Standardlösungen nicht immer das optimale Paket bieten, mit dem z.B. Dokumente oder andere Daten verwaltet werden können. Daher geht der Trend zur individuellen Softwarelösung.
Hierbei spielen verschiedene Überlegungen eine Rolle: Eine typische Voraussetzung ist sicher, wenn die bestehenden Standardprodukte zwar gut ins Konzept passen, aber gegenüber einer zugeschnittenen, individuellen Variante schlicht teurer sind. In vielen Fällen sind keine Standardprodukte vorhanden, die die geforderten Aufgaben erfüllen können. Weit komplexere Gründe sind die Unabhängigkeit vom Anbieter. Hat man sich früh für eine Standardsoftware entschieden, ist man vom Willen zu möglichen Veränderungen dieses Anbieters abhängig und kann nicht mehr ohne großen Aufwand in ein vielleicht besseres System wechseln. Eine eigene optimierte Softwarelösung kann somit auch ein entscheidender Vorteil gegenüber der Konkurrenz sein. Eine optimale Softwarelösung kann die Beziehung zum Kunden einfacher, transparenter und somit besser gestalten.
Die praktischen Vorteile und Begründungen lassen sich wie folgt zusammenfassen: Individuelle Lösungen können besser auf bestimmte Voraussetzungen und Anforderungen angepasst werden. Gleichzeitig sind sie damit auch besser in der Lage, mit den steigenden Anforderungen ergänzt zu werden und somit zu wachsen. Der Aufwand für Mitarbeiterschulungen wird meist erheblich verringert, wenn die Eingabemasken an die bestehenden Betriebsabläufe und das Vokabular angepasst sind. Zusätzlich können notwendige Regeln und Plausibilitätsprüfungen möglich gemacht werden, die automatisch verhindern, dass Aufträge mehrfach bearbeitet werden müssen. Mit diesen variablen Bestandteilen kann die eigene Softwarelösung optimal an die bestehenden Systeme und Anforderungen angepasst werden und ermöglicht es dem Unternehmen, seine Ressourcen optimal und gewinnbringend einzusetzen. Sind die Zielkriterien klar definiert, können Anbieter für Individuallösungen ein Produkt zusammenstellen, dass die bestehenden Systeme und die neue Benutzeroberfläche aufeinander abstimmt und miteinander vernetzt. Spätere Änderungen oder Erweiterungen sind auf diesem Weg einfacher zu bewerkstelligen.
